Informatie voor vrijwilligers

Op 20 maart zijn de vrijwillligersindeling en -informatie verstuurd. Niet gekregen? Mail naar vrijwilligers@survivalrunzeist.nl. De webversie vind je hier.

Zonder vrijwilligers zou de Survivalrun Zeist niet bestaan. Jullie zijn onmisbaar, en het is nog leuk ook! De belangrijkste dag is uiteraard de wedstrijddag (zondag 24 maart 2024). Op deze dag zijn er heel veel vrijwilligers nodig: als hindernisjury, in de sporthal, voor de catering, als verkeersregelaar en bij de tijdsregistratie.

Behalve op de wedstrijddag zijn er ook veel vrijwilligers nodig voor de opbouw van de run. In de hele maand maart zijn er opbouwdagen in de weekenden, en in de laatste week van tevoren ook doordeweeks. Deze duren van 9:00 tot 16:00. Knoopkennis is hiervoor niet vereist; als je van aanpakken weet en een beetje handig bent is dat voldoende!

En… alle vrijwilligers mogen op zaterdagmiddag 23 maart GRATIS meedoen met de vrijwilligersrun! Je loopt naar keuze een van de parcoursen (5 of 7,5 km). Hiervoor heb je wel enige survivalrunervaring nodig.

Algemene informatie wedstrijddag

• Als vrijwilliger duurt de wedstrijddag ongeveer van 8:00 tot 18:00. De specifieke tijden kunnen per taak verschillen (zie hieronder).
• Als je niet de hele dag kunt, kijk dan of je een (tijdelijke) vervanger kunt vinden.
• De meeste vrijwilligers zijn nodig als jurypost bij een hindernis.
• De organisatie bepaalt de indeling. Circa 2 weken voor de wedstrijd wordt deze gedeeld, inclusief nadere informatie.
• Er wordt goed voor je gezorgd: alle vrijwilligers krijgen drinken, een lunchpakket en een traktatie na afloop.

Informatie per taak

Hieronder vind je voor elk van de vrijwilligerstaken een stukje uitleg en specifieke informatie. Klik op de links om direct naar het juiste deel van de pagina te gaan.

• Jurypost hindernis
• Tijdregistratie
• Ontvangst in de sporthal
• Parkeerwacht en verkeersregelaars
• Catering

Heb je na het lezen van deze informatie nog vragen? Deze kun je stellen door een mailtje te sturen naar vrijwilligers@survivalrunzeist.nl.

Jurypost hindernis

Onderaan deze paragraaf vind je de presentatie, veelgestelde vragen en een instructievideo. Hier volgt eerst de praktische informatie.

Aanmelden
Op de dag van de run meld je je om 8.30 uur. Nadat je je hebt aangemeld, vangen de groepsleiders je op. Zij begeleiden je naar de hindernis. Wie jouw groepsleider is hoor je bij het rondsturen van indeling. Als je bij je hindernis staat zal jouw rayonhoofd (zie hieronder wie dat zijn) nog langskomen voor de laatste instructies.

Rayonhoofden
Michiel Lexmond, Guido de Jong, Henk-Jan Schuver
  

Wat ga je doen?
Je staat als jurypost met een aantal personen bij een van de hindernissen langs het parcours. Je geeft aan de langskomende atleten korte en duidelijke instructie hoe de hindernis moet worden genomen. Vervolgens controleer je of de hindernis op de juiste manier wordt uitgevoerd.

Aandachtspunten tijdens de wedstrijd

• Wees oplettend, duidelijk in je instructie en enthousiast
• Ouders, begeleiders, etc. mogen niet op het parcours of bij de hindernissen komen. Uitzondering hierop zijn de begeleiders van de nieuwe jeugdleden van onze eigen trainingsgroep. Zij lopen mee over het parcours en ondersteunen deze nieuwelingen. De begeleiders zijn herkenbaar aan het gele T-shirt met FIT-logo op de voorkant.
• Deelnemers mogen elkaar niet helpen. Alleen mentale ondersteuning is toegestaan.
• Per hindernis krijg je een instructieklapper mee. Noteer elke bijzonderheid in je klapper. Hierover krijg je uitleg op de vrijwilligersinstructie.
• Je klapper lever je na afloop samen met je hesje in in het clubgebouw. In ruil krijg je hiervoor een warme snack.
• Stageformulieren worden bij inlevering van het hesje door een medewerker van de organisatie getekend.
• Er zijn 2 toiletgebouwen: 1x in het clubgebouw van Fit, 1x in “de blokhut” op het Landgoed Oud Zandbergen (tussen hindernis 11 en 12)
• Tip 1: Verdeel je taken onderling; één vrijwilliger gaat voor de hindernis staan en geeft de aanwijzingen. De tweede vrijwilliger staat naast of achter de hindernis, controleert de deelnemers en corrigeert zo nodig.
• Tip 2: Verdeel de taken bij lange hindernissen (combi-hindernissen). Iedere vrijwilliger zorgt voor zijn eigen stukje.

Op woensdag 13 maart (online) en donderdag 14 maart (in het clubhuis) 2024 zijn er 2 jurytrainingsavonden, beiden van 20 tot 21 uur. Je kiest één van de twee om bij aanwezig te zijn. De powerpoint, veelgestelde vragen en instructievideo staan hieronder!

Tijdregistratie

Aanmelden
Op de dag van de run meld je je om 8.30 uur bij Micha Müller of Marije Siemann, voor een van de onderstaande drie taken.
 

Vrijwilligers in het startvak
Je bent verantwoordelijk voor het op tijd (om de paar minuten) starten van de juiste deelnemersgroepen. Bij het startvak controleer je, aan de hand van de startlijst, of alle deelnemers van de startgroep aanwezig zijn. Alle aanwezigen moeten worden afgestreept. Zo nodig kun je de omroeper inschakelen om afwezigen om te roepen. Ook controleer je of het wedstrijdshirt goed zichtbaar is en of de deelnemer de armband zichtbaar om de pols draagt. Let op losse sieraden of oorbellen. Voor de start geef je nog een korte instructie over het volgen van de rood/witte linten.

Telposten langs het parcours
Je staat op een vaste plek langs het parcours en houdt op papier bij welke deelnemers passeren. Aan het eind van elke wedstrijdklasse word je door de wedstrijdleiding gebeld om te controleren of alle deelnemers zijn langsgekomen. Dit is van cruciaal belang voor de prijsuitreiking. LET OP: Jullie gaan na je instructie mee met een van de groepsleiders van de hindernis-juryleden naar je plek.

Registratie bij finish
Je zit in de jurywagen of staat buiten bij de finish voor registratie van de finishtijden. In de jurywagen gebeurt dit digitaal op een laptop. Buiten worden de tijden handmatig genoteerd. Op aanwijzing van de teamleider kunnen jullie onderling rouleren.

Ontvangst in de sporthal

Aanmelden
Op de dag van de run meld je je om 7.30 uur bij Eric van Holland.


Ontvangst atleten en shirtuitgifte
Jullie zorgen als team voor een goed verloop in de sporthal. Bij aankomst melden deelnemers zich met naam en startnummer. Je deelt het juiste shirt uit met bijbehorende armbandje. Na omkleden kunnen deelnemers hun tas inleveren bij de bewaakte tassenopslag. Na hun run komen deelnemers weer douchen en omkleden. Jullie zorgen voor het ordelijk houden van de kleedkamers en douches. Tot slot halen deelnemers hun tas weer op.

Parkeerwachten en verkeersregelaars

Aanmelden
Op de dag van de run meld je je om 7.30 uur (parkeerwachten) of 9.00 uur (verkeersregelaars) bij Gert van den Braak.


Parkeerwachten
Je staat op het Badmeester Schenkpad en zorgt dat atleten en toeschouwers de terreiningang weten te vinden en hun vervoer op de juiste plaats parkeren. Fietsen mogen in de fietsenrekken voor het zwembad. Parkeren kan in eerste instantie bij de sporthal, op het terrein bij de camping en op de weg langs het hek van de camping. Als deze plaatsen vol zijn moet je atleten doorverwijzen naar de 3 parkeerplaatsen bij de Vollenhove Flat (de ‘Laan van Vollenhove’, net over de snelweg bij de rotonde rechts en dan nogmaals rechts). Bezoekers van het zwembad moeten gewoon door kunnen rijden. Ook moet hiervoor voldoende parkeerplek overblijven. Daarnaast moet de toegangsweg tot aan Fit vrij blijven voor de hulpdiensten (politie/ambulance/brandweer). Bij calamiteiten kunnen jullie, op aanwijzing van Gert van den Braak, worden ingezet voor het ontvangen en doorsturen van de hulpdiensten (ambulance/politie).

Verkeersregelaars
Je staat langs bij de ingang van het LOZ terrein of op de Prins Alexanderweg in Huis ter Heide en zorgt dat de atleten veilig deze weg kunnen oversteken. Een oversteekplaats is ter plaatse van een wegversmalling voorzien. De tweede oversteekplaats bevindt zich bij een T-kruising met een parkeerplaats. Wij zorgen voor pylonnen om de oversteekplaats zo goed mogelijk te markeren. We gaan er van uit dat jullie zijn voorzien van de benodigde veiligheidskleding! Zo niet dan hebben wij hesjes beschikbaar.

Catering

Aanmelden
Op de dag van de run meld je je tussen 7.30 uur en 8.30 uur, afhankelijk van je taak, bij Ramon van Beusichem.


Wat ga je doen?
We zijn, als team, bezig met de volgende zaken:

• In het clubgebouw verzorgen van koffie en thee voor de juryposten voordat zij naar hun hindernis vertrekken.
• Rond de middag uitdelen van een warme hap aan de vrijwilligers.
• Na de wedstrijd in het clubgebouw uitdelen van een warme snack, zodat de vrijwilligers nog energie hebben om de hindernissen af te breken en het terrein op te ruimen.
• Verkoop van koffie, thee, koek, etc. aan de atleten en bezoekers op het start/finish terrein.
• Bemannen van de 3 verzorgingsposten voor de atleten: bij hindernis 13 (op het achterste veld van Landgoed Dijnselburg), bij het Landgoed Oud Zandbergen en bij de finish (op het zwembadterrein).
• Bijhouden/schoonmaken van de buitentoiletten van het zwembad en de douches en toiletten in het clubgebouw van Fit, het opruimen van afval op het zwembadterrein. We doen dit als team. Dus er kan tussendoor worden gewisseld. Ramon zal het team aansturen.